Gwefan llywodraeth y DU

Sut mae gwneud cais am archwiliad cofnodion troseddol

I wneud cais am archwiliad, bydd angen i chi naill ai:

• llenwi ffurflen gais bapur a roddir i chi gan yr unigolyn sy’n gofyn i chi wneud cais
• ffonio llinell ymgeisio’r Swyddfa Cofnodion Troseddol ar 0870 90 90 811

Os byddwch yn ffonio’r Swyddfa Cofnodion Troseddol, bydd angen i chi roi enw a rhif y sefydliad sy'n gofyn i chi gael archwiliad gan y Swyddfa Cofnodion Troseddol, a rhoi lefel yr archwiliad y bydd arnoch ei hangen. Bydd y sefydliad sy’n gofyn am yr archwiliad yn dweud wrthych pa lefel y bydd arnoch ei hangen. Yna, bydd ffurflen bapur yn cael ei hanfon atoch.

• Sut mae llenwi’r ffurflen gais ar gyfer archwiliad cofnodion troseddol

Mathau o archwiliad cofnodion troseddol

Ceir dau fath o archwiliad:

• archwiliad safonol gan y Swyddfa Cofnodion Troseddol
• archwiliad uwch gan y Swyddfa Cofnodion Troseddol

Yn ogystal â chwilio drwy Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu, bydd yr archwiliad uwch hefyd yn chwilio drwy’r canlynol:

• gwybodaeth sydd gan heddluoedd lleol
• rhestri o bobl wedi’u gwahardd rhag gweithio gyda phlant ac oedolion agored i niwed

Eich cyflogwr fydd yn penderfynu archwiliad ar ba lefel y mae ei angen.

Profi pwy ydych chi – y dogfennau y bydd arnoch eu hangen

Bydd angen i chi brofi pwy ydych chi fel rhan o'ch cais. Bydd rhaid i chi ddarparu dogfennau sy'n cadarnhau'r canlynol:

• eich enw
• eich dyddiad geni
• eich cyfeiriad presennol

Bydd rhaid i chi ddarparu dogfennau gwreiddiol. Ni dderbynnir llungopïau neu ddogfennau sydd wedi cael eu hargraffu o’r rhyngrwyd, er enghraifft cyfriflenni banc.

Bydd yr unigolyn a ofynnodd i chi lenwi'r ffurflen yn gwirio'r prawf o bwy ydych chi, neu'n eich cyfeirio at rywun a fydd yn gallu gwneud hyn. Bydd angen i chi ddangos tair dogfen o leiaf, fel y dangosir isod. Os nad oes gennych chi’r dogfennau angenrheidiol i gyd, cysylltwch â’r Swyddfa Cofnodion Troseddol gan ddefnyddio'r ffurflen ymholiadau.

Rhaid i chi ddarparu un o'r dogfennau canlynol:

• pasbort
• trwydded yrru (DU) (llawn neu dros dro) Ynys Manaw/Ynysoedd y Sianel; naill ai cerdyn-llun neu bapur (ni fydd cerdyn-llun yn ddilys oni bai ei fod yn cael ei gyflwyno gyda’r papur manylion cysylltiedig; oni bai am Jersey)
• tystysgrif geni (DU ac Ynysoedd y Sianel) – wedi’i rhoi o fewn 12 mis ar ôl y dyddiad geni – yn dderbyniol ar ffurf gyflawn neu ar ffurf fer, gan gynnwys y rheini a roddir gan awdurdodau'r DU dramor, megis Llysgenadaethau, Uwch Gomisiynau a Lluoedd Arfog Ei Mawrhydi
• Cerdyn ID ar gyfer dinasyddion tramor
• Cerdyn ID Cenedlaethol yr UE
• Cerdyn ID Lluoedd Arfog Ei Mawrhydi (DU)
• trwydded dryll tanio (DU)
• tystysgrif mabwysiadu (DU ac Ynysoedd y Sianel)

Noder, os na allwch ddarparu unrhyw rai o’r dogfennau uchod, rhaid i chi ddarparu pump o'r rhestr isod.

Rhaid i chi ddarparu dau o’r canlynol hefyd:

• tystysgrif priodas/partneriaeth sifil
• datganiad banc/cymdeithas adeiladu*
• datganiad cerdyn credyd*
• datganiad P45/P60**
• cerdyn Yswiriant Gwladol
• cerdyn y GIG (DU ac Ynysoedd y Sianel)
• tystysgrif yswiriant**
• tystysgrif arholiad e.e. TGAU, NVQ, lefel O, gradd
• cerdyn Connexions; gan gynnwys y cardiau hynny sydd â logo achrededig PASS (DU ac Ynysoedd y Sianel)
• tystysgrif y Cyngor Meddygol Cyffredinol
• datganiad budd-dal* - e.e. lwfans plant, pensiwn
• dogfen o lywodraeth ganolog/leol/asiantaeth y llywodraeth/awdurdod lleol yn rhoi hawl i fudd-daliadau*, e.e. i fudd-daliadau’r wladwriaeth, budd-dal tai
• tystysgrif geni newydd, e.e. tystysgrif sydd heb gael ei gyhoeddi o fewn 12 mis i’r enedigaeth
• dogfen cofrestru cerbyd (dogfen V5 hen steil a V5C steil newydd yn unig)
• dogfennau gan wasanaethau’r llys*
• llythyr gan brifathro*
• datganiad cerdyn siop*
• bil gwasanaethau* – trydan, nwy, dŵr, ffôn – gan gynnwys contract/bil ffôn symudol
• slip cyflog â'r cyfeiriad arno*
• datganiad catalog siopa drwy'r post*
• datganiad ariannol** e.e. pensiwn, polisi gwaddol, ISA
• bil treth cyngor ar gyfer y flwyddyn gyfredol (DU ac Ynysoedd y Sianel)**
• ffurflen hawlio i’r llys** (DU)
• trwydded deledu**
• datganiad morgais**
• trwydded waith/fisa (DU)**
• tystysgrif gan y Swyddfa Cofnodion Troseddol, Disclosure Scotland, yr Awdurdod Diogelu Annibynnol (DU)**
• un o’r dogfennau canlynol gan Asiantaeth Ffiniau'r DU (UKBA) (a elwir yr Asiantaeth Ffiniau a Mewnfudo (BIA) yn flaenorol) a’r Gyfarwyddiaeth Mewnfudo a Chenedligrwydd (IND) - peidiwch â defnyddio mwy nag un o’r dogfennau canlynol: Dogfen Deithio Confensiwn (CTD) - Glas; Dogfen Person heb Ddinasyddiaeth (SPD) - Coch; Tystysgrif Teithio (CIT) - Brown; Cerdyn Cais Cofrestru/Noddfa (ARC)

Rhaid i ddogfennau â 1* fod wedi’u rhoi o fewn tri mis cyn dyddiad eich cais
Rhaid i ddogfennau â 2 ** fod wedi’u rhoi o fewn 12 mis cyn dyddiad eich cais
Gall dogfennau heb * fod yn hŷn na 12 mis, ond mae’n rhaid iddynt fod yn ddilys o hyd

Rhaid i ddogfennau â 1* fod wedi’u rhoi o fewn tri mis cyn dyddiad eich cais
Rhaid i ddogfennau â 2 ** fod wedi’u rhoi o fewn 12 mis cyn dyddiad eich cais
Gall dogfennau heb * fod yn hŷn na 12 mis, ond mae’n rhaid iddynt fod yn ddilys o hyd

Beth i’w wneud os ydych chi wedi treulio amser dramor

Os ydych chi wedi byw y tu allan i’r DU dros y pum mlynedd diwethaf, bydd angen i chi ddarparu eich cyfeiriad (neu gyfeiriadau) dramor.

Os ydych chi’n gwneud cais am archwiliad gan y Swyddfa Cofnodion Troseddol a’ch bod yn byw dramor ar hyn o bryd, gallwch ddefnyddio cyfeiriad gohebu yr unigolyn a ofynnodd am eich archwiliad, sef eich cyflogwr yn ôl pob tebyg. Nodwch y cyfeiriad hwn fel eich prif gyfeiriad ar y ffurflen gais. Rhaid i chi hefyd nodi’r cyfeiriad lle rydych yn byw yn yr adran ‘cyfeiriadau eraill’ ar y ffurflen gais.

Cost yr archwiliad cofnodion troseddol

Mae archwiliad yn costio:

• £26 – archwiliad safonol gan y Swyddfa Cofnodion Troseddol
• £44 – archwiliad uwch gan y Swyddfa Cofnodion Troseddol

Mae’n bosib y bydd rhai sefydliadau yn talu am eich archwiliad, neu efallai y bydd rhaid i chi dalu tâl prosesu ar gyfer eich archwiliad. Gofynnwch i’ch cyflogwr.

Bydd am ddim os ydych chi’n wirfoddolwr. Gofynnwch i'r sefydliad a wnaeth eich recriwtio a ydych chi'n gymwys.

Sut mae cysylltu â’r Swyddfa Cofnodion Troseddol

Llinell gymorth y Swyddfa Cofnodion Troseddol ar gyfer pob ymholiad cyffredinol: 0870 9090 811
8.00 am hyd at 6.00 pm yn ystod yr wythnos
10.00 am hyd at 5.00 pm ar ddydd Sadwrn (ar gau ar ddydd Sul ac ar wyliau cyhoeddus)

Mae rhif gwahanol ar gyfer ymgeiswyr trawsrywiol yn unig. Ni ellir delio ag unrhyw ymholiadau cyffredinol a dderbynnir ar y rhif hwn.
Ymgeiswyr trawsrywiol: ffôn 0151 676 1452 neu e-bost:

crbsensitive@crb.gsi.gov.uk

Ymholiadau Cymraeg: 0870 90 90 223

Caiff pob galwad i’r Swyddfa Cofnodion Troseddol ei recordio at ddibenion diogelwch a hyfforddi. Gofynnir cwestiynau diogelwch er mwyn sicrhau mai chi ydych chi.

• Llenwi’r ffurflen ymholiad a’i hanfon fel atodiad mewn e-bost neu yn y post Opens new window

• Sianeli cysylltu'r Swyddfa Cofnodion Troseddol - ffyrdd eraill i gysylltu Opens new window